COMO CREAR UN INVENTARIO DE PRODUCTOS SENCILLO


¡Hola queridos Emprendedores! Hoy quiero enseñarles a crear un Inventario de Productos demasiado sencillo en Google Sheets, así que no importa si no son expertos en el tema, solo deben seguir el paso a paso para tener un resultado funcional.

Recordemos que un Inventario nos ayuda a llevar una estadística simple de la cantidad de productos que han ingresado y salido, con esto podemos saber que productos necesitan reabastecimiento y cuales están disponibles para venta o egreso. Si tienen alguna duda, pueden revisar nuestro    Video Tutorial.

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INGRESO DE PRODUCTOS

Primero vamos a crear tres pestañas dentro de la hoja de calculo: INVENTARIO, INGRESOS y EGRESOS. En la hoja de Ingresos, vamos a registrar nuevos productos y crear un historial con fecha para tener detalles como el cambio en el precio de compra y venta, de esta forma:
  • Fecha
  • Producto
  • Cantidad
  • Precio Compra
  • Precio Venta
  • Y todo lo demás que consideren necesario.

Después de colocar los encabezados, vamos a crear una macro simple desde Extensiones > Macros >  Grabar macro y nos ubicamos debajo de la fila de encabezado, aquí insertamos una fila arriba, ejemplo, insertar fila arriba de la fila 12, y empezamos a copiar los datos del menú uno por uno y con la opción de Pegar Valores Solamente.


Finalizamos seleccionando el rango de datos del menú, a excepción de fecha y precio de venta, procedemos a borrar y guardamos la macro como agregarIngreso. Para usar la macro debemos crear un botón desde Insertar > Dibujo y en 'Asignar secuencia de comandos' escribimos 'agregarIngreso'.


Para saber si un producto ya existe seleccionaremos el encabezado 'PRODUCTO' y las filas inferiores, desde Datos > Rango con nombre, asignamos 'PRODUCTOS'. En el menú insertamos un menú desplegable de un rango y en "criterio" escribimos 'PRODUCTOS', en 'Opciones avanzadas' seleccionamos 'Mostrar advertencia' y guardamos.


BUSCADOR DE PRODUCTOS

Para crear un buscador simple vamos a copiar y pegar el desplegable de productos en la celda de nuestra preferencia. Ahora, seleccionamos los encabezados y las filas inferiores, desde Datos > Rango con nombre, asignamos DatosIngresos y usamos la siguientes formulas en las celdas inferiores en el orden correspondiente:

👀 VER FORMULA
  • STOCK:

    =SI.ERROR(INDICE(DatosInventario,COINCIDIR($E$5,ProductoInventario,0),4))

  • $ COMPRA:

    =SI.ERROR(INDICE(DatosIngresos,COINCIDIR($E$5,PRODUCTOS,0),4))

  • $ VENTA:

    =SI.ERROR(INDICE(DatosIngresos,COINCIDIR($E$5,PRODUCTOS,0),5)).


Con este sencillo paso, cada vez que seleccionamos un dato existente del desplegable de productos podemos ver la cantidad disponible y los precios asignados al producto. Si el producto se ha ingresado mas de una vez tomará de referencia el precio del dato mas reciente en el historial.


EGRESO DE PRODUCTOS

Duplicaremos la hoja INGRESOS y le cambiamos el nombre por EGRESOS (a la hoja duplicada) y usaremos el menú para registrar la salida de los productos existentes. Solo necesitamos el mismo desplegable de productos que ya tenemos en la hoja de ingresos, para los precios necesitamos multiplicar el precio por la cantidad.


Modificamos el buscador, en E5 escribimos =B6 y las formulas de las celdas que traen los precios de producto las dejamos intactas. En el menú donde ingresamos los datos de Egreso vamos a usar formulas para multiplicar el precio del producto por la cantidad que se va a registrar en la salida de esta forma:

👀 VER FORMULA
  • $ COMPRA:

    =$B$7*E7

  • $ VENTA:

    =$B$7*E8


Ahora, crearemos una macro desde Extensiones > Macro > Grabar Macro, nos ubicamos debajo de la fila de los encabezados e ingresamos una fila arriba, ejemplo, insertar una fila arriba de la fila 12, y copiamos los datos debajo del encabezado correspondiente con la opción Pegar Valores Solamente y guardamos como agregarEgreso.


Crearemos el botón desde Insertar > Dibujo, en 'asignar secuencia de comandos' escribimos agregarEgreso y procedemos a probar si el botón funciona correctamente según lo esperado, no debe copiarse ninguna formula solo los datos de las celdas del menú.


INVENTARIO DE PRODUCTOS

Esto es lo mas fácil de todo el tutorial, haremos uso de una sola formula que combina distintas funciones para lograr traer el nombre del producto, sumar la cantidad de ingresos, sumar la cantidad de egresos, también la diferencia entre ingresos y egresos para obtener los disponibles:

👀 VER FORMULA

=ARRAYFORMULA(QUERY(FILTER({UNIQUE(INGRESOS!B11:B), SUMAR.SI(INGRESOS!B11:B, UNIQUE(INGRESOS!B11:B), INGRESOS!C11:C), SUMAR.SI(EGRESOS!B11:B, UNIQUE(INGRESOS!B11:B), EGRESOS!C11:C), SUMAR.SI(INGRESOS!B11:B, UNIQUE(INGRESOS!B11:B), INGRESOS!C11:C) - SUMAR.SI(EGRESOS!B11:B, UNIQUE(INGRESOS!B11:B), EGRESOS!C11:C)}, (UNIQUE(INGRESOS!B11:B) <> "") * (UNIQUE(INGRESOS!B11:B) <> "PRODUCTO")), "SELECT Col1, Col2, Col3, Col4 WHERE Col1 IS NOT NULL ORDER BY Col1 ASC", 0))


RESUMEN DE COMO FUNCIONA

  • ArrayFormula: aplica una fórmula a un rango de celdas sin necesidad de copiarla en cada celda de forma individual.
  • Filter: filtra los valores únicos de b11:b de ingresos y se excluyen celdas vacías y aquellas que tienen la palabra 'PRODUCTO'.
  • Unique: extrae el nombre único de b11:b de ingresos.
  • Sumar.si: se aplica tres veces, una para sumar ingresos de cada nombre de producto único, la segunda para sumar egresos de cada nombre único, la tercera para restar los egresos de los ingresos y obtener los disponibles.
  • Query: selecciona las columnas resultantes, ordena los datos por nombre de producto de forma ascendente A-Z, y no toma en cuenta datos vacíos.

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