Aprovechando que estamos iniciando un nuevo año, quiero enseñarles a crear su propio Control de Finanzas Personales desde Google Sheets, considero que es muy importante hacer un seguimiento a nuestros ingresos y gastos de tal manera que podamos administrar mucho mejor nuestro dinero, o simplemente saber a donde van todos nuestros ingresos.
El diseño que hice para este control es básico, fácil de entender y funciona de forma dinámica o interactiva, es decir, podemos filtrar los datos por categorías, meses y/o años. También incluye un Historial de Ahorro para hacer un seguimiento a las metas que tenemos para este año.
HOJAS DE DATOS
Hacer un tutorial escrito de todo el proceso va a ser bastante aburrido y pesado para ustedes como lectores, por eso es recomendable que vean el VIDEO TUTORIAL, y aquí solo les hare un pequeño resumen de los que lleva el libro de calculo, las formulas y herramientas básicas que necesitan para diseñar su Control de Finanzas.
En nuestro libro vamos a necesitar hojas de calculo con los siguientes nombres: I/G Mes, I/G Año, Ahorros, Registro Finanzas, Registro Ahorros y Desplegables. Las fuentes, colores, tamaño de fuente y demás va a depender del gusto de cada usuario, yo solo quiero recomendar que no usen colores fuertes para no cargar el diseño final.
REGISTRO DE FINANZAS Y AHORROS
En la hoja Registro de finanzas, en las celdas de nuestra preferencia, ingresaremos los títulos Fecha, Precio, Concepto, Categoría y Tipo, esto será nuestra guía para crear el Historial de Ingresos y Gastos. Debemos crear un menú desplegable para los Conceptos, Categoría, Tipo, de tal forma que los datos se actualicen de forma automática y podamos reutilizarlos.
Para automatizar el ingreso de nuevos datos, debemos crear una Macro con lo siguiente: insertar celdas desplazando hacia abajo los datos antiguos y pegar los nuevos datos en la celdas correspondientes, a esta macro la nombraremos registro. En AppScript a esta macro le agregaremos la siguiente comprobación para evitar que ingrese datos vacíos:
Una vez lista esta hoja, la vamos a duplicar y la renombramos como Registro Ahorros. Ahora, para poder usar la macro en las dos hojas, creamos en cada una un botón desde la pestaña Insertar > Dibujo, una vez creado el botón lo seleccionamos y en la opción de Asignar secuencia de comandos escribimos registro.
DASHBOARD DE INGRESOS Y GASTOS
En la hoja I/G Mes, vamos a insertar un menú desplegable para MES y AÑO, en la sección de nuestra preferencia ingresamos los siguientes textos: Ingresos, Egresos, Diferencia. A los Ingresos le asignaremos una suma con sumar.si.conjunto de la siguiente forma:
Para los Egresos usamos la misma formula, solo debemos cambiar la parte de "Ingreso" por "Egreso". Para Diferencia solo debemos restar los Egresos de los Ingresos, es decir, =C8-C9. Por ultimo vamos a asignar los porcentajes y crear unos mini gráficos en celdas para tener de forma mas visible los datos.
DETALLES DE INGRESOS Y GASTOS CON QUERY
En la celda de nuestra preferencia ingresaremos el texto Gastos por Categoría, sumaremos los valores de los Egresos y los agruparemos por categoría usando QUERY, esta función o formula no ayuda a realizar consultas y obtener datos. Ejemplo:
En otra celda ingresamos el texto Detalles de Gastos, debemos crear un Filtro con las opciones Si/No, de esta forma podemos filtrar los detalles por categoría o mostrar todos los registros del mes y año seleccionado. Para eso usaremos la siguiente formula:
Para los Ingresos haremos exactamente los mismo del paso anterior, a las formulas solo debemos cambiarle la parte AND I='Egreso' por AND I='Ingreso'. Opcional podemos crear unos gráfico circulares seleccionando el rango B8:C10 para obtener un detalle general del porcentaje de Ingresos y Egresos según el mes y año seleccionados.
DASHBOARD DE AHORROS
Una vez creado el Dashboard de ingresos y egresos, vamos a duplicar esa hoja y la renombramos por Ahorros. Las formulas son básicamente las mismas lo único que cambia es la dirección de la hoja y que debemos eliminar el filtro del mes por ejemplo, para sumar los ingresos de los Ahorros:
Para los Ahorros por categoría:
Para los detalles de Ahorros: